On passe au 21e siècle aux Ressources humaines et à la Paie

Il a fallu deux ans de travail pour changer les systèmes informatiques

Yvon Cyr et Hélène Proulx ont travaillé d’arrachepied pour moderniser le système de la paie.

D’ici quelques semaines, les milliers d’employés permanents et temporaires de l’UdeM auront accès à leur dossier personnel en passant par le portail de l’Université. En quelques clics, ils pourront de façon sécurisée remplir leurs feuilles de temps, vérifier le solde de leurs jours de vacances ou leur historique d’emploi, voir si leurs primes leur ont bien été versées, etc.

«Nous passons enfin au 21e siècle», lance Yvon Cyr, qui a coordonné la modernisation des applications des ressources humaines et de la paie. L’opération informatique, qui a duré deux ans et demi et mobilisé jusqu’à 23 personnes, visait l’élimination de systèmes de gestion archaïques tels que SIROP (ressources humaines), SAPIENS (dossiers du personnel enseignant), SPEED (contrats d’auxiliaires d’enseignement et de chargés de cours), TP1 (paie) et REPIT (feuilles de temps). «L’information dans les différentes unités demeure la même; elle devient simplement plus accessible et plus centralisée», indique le directeur du projet Évolution des systèmes ressources humaines et paie. À son avis, tant les gestionnaires que les employés y gagneront en efficacité.

Avec ses collègues Hélène Proulx, responsable des opérations à la section de la paie de la Direction des finances (DF), et Martine Lavallée, directrice de la dotation et de la gestion de l’information à la Direction des ressources humaines (DRH), M. Cyr pousse un soupir de soulagement alors que le projet tire à sa fin. La première phase d’implantation entamée en juin dernier, à laquelle ont participé les facultés de médecine, de médecine vétérinaire, de droit et de l’éducation permanente, l’Institut de recherche en immunologie et en cancérologie, le CEPSUM, la DRH et la DF, s’est bien déroulée et l’on pense que tout sera en état de marche à la fin du mois de mai.

Faciliter la vie des gestionnaires
Pour la plus grande partie du personnel permanent, ce changement pourrait passer inaperçu dans les premiers mois. Mais, pour les 250 à 300 personnes qui doivent consulter régulièrement les dossiers des employés, c’est une petite révolution qui se prépare. «Les systèmes étaient très peu conviviaux», explique l’informaticien en faisant une démonstration. Alors que les anciennes bases de données, conçues dans les années 80, voire avant, étaient encore en mode texte et indépendantes les unes des autres, le nouveau système est multifonction et surtout facile à consulter grâce à l’application Windows.

Quiconque a déjà tenté de prendre connaissance de l’information contenue dans son dossier aura fait l’expérience du dédale de passerelles et de mots de passe nécessaires pour franchir les barrières de sécurité. Désormais, un seul UNIP lui donnera accès aux renseignements qui le concernent. «Il faudra garder à l’esprit que votre UNIP est tout aussi confidentiel que votre code d’identification bancaire», mentionne M. Cyr.
Selon Hélène Proulx, cette modernisation aura un effet immédiat sur tous les employés temporaires. «Ils pourront remplir leurs feuilles de temps et les faire approuver en ligne», signale-t-elle.

À l’heure actuelle, quelque 6000 transactions sont effectuées à chaque période de paie pour le paiement de primes, des heures supplémentaires et du travail à l’heure. Il s’agit de plus de 150 000 transactions annuelles. De son côté, la DRH traite mensuellement une centaine de dossiers d’employés temporaires (CEPSUM, SAE, etc.) et de membres du personnel de soutien et d’administration.

Après le Guichet étudiant...
En poste à la Direction générale des technologies de l’information et de la communication depuis plus de 20 ans, Yvon Cyr a présidé à d’autres réformes de systèmes informatiques. Ce titulaire de deux certificats de HEC Montréal (en ressources humaines et en gestion financière) possède 35 ans d’expérience en informatique et en développement des applications administratives. Il a notamment été chargé de projet pour le Guichet étudiant, un travail qui l’a occupé pendant près de cinq ans.

«Notre mandat était de fournir une porte d’entrée unique à chaque gestionnaire selon ses besoins, tout en permettant aux employés d’accéder à leur dossier», souligne-t-il. Le nouveau système, assure-t-il, est totalement sécuritaire.

Le fait de pouvoir dire sous peu «mission accomplie» est particulièrement satisfaisant à ses yeux, car deux projets de modernisation des ressources humaines et de la paie avaient auparavant avorté faute de fonds. Cette fois, on est allé jusqu’au bout.

M. Cyr tient d’ailleurs à remercier tous ceux qui ont collaboré à cette modernisation au cours des dernières années.

Mathieu-Robert Sauvé