«Étonnement, émerveillement, ce sont les mots qui me viennent, laisse tomber le registraire, Fernand Boucher, à la suite de cette récompense offerte par l’industrie. On entend dire que les universités ne s’adaptent pas vite, qu’elles prennent du temps à bouger. La preuve est faite qu’elles peuvent au contraire gérer efficacement des changements», reprend-il aussitôt.

Le site Web utilisé quotidiennement par des milliers d’étudiants (http://www.etudiant.umontreal.ca/) donne accès à l’annuaire des cours et des programmes, en plus de permettre l’admission et l’inscription. On y trouve les règles générales à respecter et la procédure à suivre pour être admis dans un programme, les modalités de l’analyse du dossier d’admission et un accès aux divers formulaires à remplir. En utilisant un numéro d’identification personnel (UNIP), l’étudiant peut consulter son dossier, ses résultats d’examens, son bulletin de notes et son état de compte relatif aux droits de scolarité. Il peut même demander au Registrariat de préparer des documents tels que le bulletin de notes et l’attestation d’inscription.

Jusqu’à la mise en place du guichet étudiant, tout ce processus variait d’une faculté à l’autre, reposant la plupart du temps sur des méthodes traditionnelles. Les candidats devaient remplir une demande d’admission et la poster à l’Université dans le délai prescrit. Le dossier étudiant était enregistré dans le système et les suites à l’admission étaient données par la poste. Une fois admis, l’étudiant devait consulter les publications imprimées pour effectuer son choix de cours. Le processus d’inscription était ainsi long et laborieux. Maintenant, tout cela peut se faire directement par Internet. Au total, 50,3 % des étudiants se sont inscrits de cette manière à l’hiver de 2001.

Depuis 1997, une cinquantaine de personnes ont travaillé sous la direction de Véronique Vézina et Monique Lavallée pour permettre la mise en place d’un système capable de répondre à une grande affluence. Ce travail a représenté quelque 6000 jours-personnes.

En une seule journée, le 8 janvier 2001, le guichet a enregistré 250 000 entrées. Cette pointe a d’ailleurs amené la Direction générale des technologies de l’information et de la communication à installer un serveur plus puissant. Ces résultats dépassent largement les objectifs des organisateurs. «Quand nous avons lancé le guichet, nous pensions pouvoir joindre 20 % des étudiants, 30 % dans le meilleur des cas, relate M. Boucher. Nous en avons atteint près du double.»

M.-R.S.