Pierre Bordeleau

L’Université de Montréal mettra à l’essai, dès l’été prochain, son nouveau portail institutionnel. À ne pas confondre avec la page d’acccueil du site de l’Université, «le portail est une application Web accessible en tout temps, de partout, qui offre un accès sécuritaire aux informations et services institutionnels relatifs à chaque usager», explique Pierre Bordeleau, vice-recteur adjoint responsable de la Direction générale des technologies de l’information et de la communication (DGTIC), qui est aussi le maître d’œuvre de ce projet. En quelques clics de souris, et à l’aide d’un seul mot de passe, un professeur, un étudiant ou un employé pourra accéder à tous les outils informatiques et à toutes les banques de données que l’UdeM met à sa disposition, de n’importe quel ordinateur branché sur Internet.

Les avantages de ce type d’application sont nombreux, souligne Pierre Bordeleau. «En ce moment, les renseignements utiles pour chaque profil d’usager ne sont pas regroupés et, souvent, on ne sait pas où ils se trouvent ni même s’ils existent. En les regroupant, on réduit le temps nécessaire pour y accéder et l’on simplifie de beaucoup la tâche de chacun.» Le portail constituera aussi une porte d’entrée pour sauvegarder de l’information. Un étudiant qui commence un travail de rédaction sur un poste de l’Université pourra le sauvegarder et le poursuivre à la maison. De même, un professeur qui assiste à un colloque à l’étranger et qui a oublié une précieuse présentation PowerPoint n’aura qu’à se brancher sur Internet pour accéder à son espace personnel sur le serveur de l’établissement grâce à son portail. Au départ, chaque professeur disposera de 100 mégaoctets pour le stockage de ses données. «Il est aujourd’hui possible de stocker d’énormes quantités de données à très bas prix», note Pierre Bordeleau, précisant que la capacité de stockage de l’Université, qui s’élève à 3,5 téraoctets (3,5 trillions d’octets…) sera rapidement portée à 13,5.

Un guichet unique

Dans un premier temps, le nouveau portail, qui sera accessible à tous les membres de la communauté universitaire, offrira davantage aux professeurs et aux étudiants. Par la suite, de nouvelles fonctionnalités seront mises en place pour toutes les clientèles. Lors d’une dernière étape, on définira aussi des «rôles» (correspondant aux différents profils d’accès) pour les diplômés, retraités, fournisseurs, donateurs et autres partenaires de l’extérieur. Le portail de l’étudiant ne donnera évidemment pas accès aux mêmes services et à la même information que celui du professeur, du chercheur, du cadre ou de l’employé de soutien, même si certains espaces seront les mêmes pour tous. Ainsi, c’est à partir de ce guichet unique que chacun gérera son courriel, participera à des forums ou recevra des nouvelles de la communauté universitaire. Il sera possible de personnaliser l’apparence et le contenu du portail : dans la section «événements», par exemple, un étudiant de la Faculté de musique pourra décider qu’il veut être informé des seules activités concernant sa faculté, et non de toutes celles qui se tiennent sur le campus.

«Quelques applications nouvelles seront disponibles avec le portail», annonce Pierre Bordeleau. Entre autres, un outil destiné aux professeurs permettra de créer un curriculum vitæ modifiable selon les besoins : demande de subventions, soumission d’articles, participation à un colloque, etc. Un autre outil facilitera la saisie des résultats aux évaluations des étudiants, qui pourront y avoir accès instantanément. «De cette façon, on évitera que les notes soient saisies deux fois, par le professeur et par le technicien qui les met en ligne, explique Pierre Bordeleau. Éventuellement, les étudiants pourront même utiliser le portail pour remettre leurs travaux, qui seront corrigés par le professeur et retournés avec des commentaires pédagogiques par la même voie.» Quant aux chercheurs travaillant en équipe, ils auront la possibilité de créer un dépôt sécurisé pour partager leurs résultats de recherche, qui deviendront ainsi accessibles partout, en tout temps.

Un projet d’envergure

La mise en œuvre de ce projet d’envergure a mobilisé d’importantes ressources à la DGTIC, ainsi que dans plusieurs autres services de l’Université. Le Registrariat et les Services aux étudiants, où est concentrée une grande partie de l’information à laquelle les étudiants auront dorénavant accès par le portail, ont été mis à contribution, de même que la Direction des ressources humaines, chargée de définir les «rôles», et la Direction des communications et du recrutement. Ce sont les graphistes de ce dernier service qui ont peaufiné la maquette du portail, dont l’aspect visuel soigné rappelle celui du site de l’Université tout en affirmant sa différence.

Le portail sera très sécuritaire, promet Pierre Bordeleau. En ces temps où se multiplient les attaques de virus en tous genres, un troisième niveau de protection sera ajouté pour renforcer la sécurité du système informatique de l’Université. En plus des copies de sauvegarde sur support magnétique et du serveur de première ligne actuel, un deuxième serveur, miroir du premier, sera mis en place afin de pouvoir reconstituer rapidement les fichiers perdus ou inaccessibles, advenant une panne du premier serveur ou une attaque informatique. Les données déposées dans le portail seront donc très bien protégées. En définitive, c’est «un coffre à outils sécuritaire, agréable et facile à utiliser qui sera offert à la communautaire universitaire», conclut Pierre Bordeleau.

Marie-Claude Bourdon